Опыт, гибкость и прозрачность. Как выбрать транспортную компанию через тендер

Закупка транспортных услуг — дело трудозатратное и сложное. Логист должен разбираться в транспортных компаниях и знать, как выбрать ту, что подойдет по уровню сервиса и цене.

Ошибки для получения опыта могут привести к колоссальным ненужным затратам, поэтому мы дадим несколько советов о том, как определиться с задачами, объявить и провести тендер, а также оценить эффективность транспортной компании. 

Для начала определитесь с задачами

Прежде чем выбрать компанию, нужно понять, зачем именно она необходима, какие задачи она может на себя взять. На этом этапе важно найти такой вариант, который устроит вас не только по цене, но и по эффективности.

Создайте для себя стратегию, для которой следует ответить на три вопроса:

• какие виды перевозок вам нужны,
• сколько транспортных компаний вам необходимо,
• какой у вас бюджет.

Определившись с задачами, вы поймете, какого типа транспортная компания вам нужна — это может быть как широкий профиль, так и более узконаправленное решение, например, компания, которая перевозит грузы при определенном температурном режиме.

При выборе компании помните, что они бывают двух видов:

Объявите тендер

Когда вы определились с видом транспортной компании, перейдите к следующему этапу — поиску конкретного перевозчика или экспедитора. Его можно найти через знакомых, на специальных мероприятиях или объявить тендер. Последний вариант — самый распространенный.

Тендер хорош тем, что в процессе отбора вы поймете, как каждая отдельная компания позиционируется на рынке и справляется с заказами. Обычно крупные компании-заказчики проводят тендеры один раз в год или два года.

Тендеры бывают трех видов:

Как следует подготовьтесь

Первое, что нужно сделать при подготовке — составить контракт, в котором прописаны все условия для будущего поставщика. Это необходимо, чтобы закрепить ответственность за сторонами.

Также стоит запросить у компаний данные по прежним перевозкам за любой подходящий вам период, например, за год.

В эту информацию, как правило, входят:

• типы транспортных средств,
• даты отгрузки,
• количество перевозок,
• объем перевозок,
• направления,
• расходы.

Далее составьте тендерное задание. Сделайте его максимально ясным, чтобы участники тендера понимали, что именно от них требуется.

Также составьте таблицу для оценивания. Она нужна, чтобы сравнить компании между собой и определить наиболее подходящую. 

Что указать в оценочной таблице, кроме стоимости:

• Опыт и ресурсы. Насколько предыдущие перевозки компании схожи с вашими и какой автопарк есть у него в наличии;
• Гибкость. Может ли компания подстроиться под ваши запросы;
• Прозрачность. Внедрен ли в компанию ЭДО и насколько легко можно отслеживать груз на всех этапах;
• Доступность. Можно ли легко связаться с представителями компании, если что-то пойдет не так. 
• Есть ли личный менеджер;Сопутствующие услуги. Предоставляет ли компания другие услуги и какую цену за это требует (если требует).

Проведите тендер + полезный чек-лист

После полной подготовки опубликуйте тендер на специальном онлайн-ресурсе.

Если вы хотите нанять сразу несколько компаний, найдите по несколько подходящих кандидатов на каждое направление, а затем выберите лучших среди них, выслав задание.

После этого можно провести конференцию, на которой участники смогут задать вопросы и больше погрузиться в проект, чтобы не возникло недопониманий при выполнении задания.

Не стоит сразу после тендера менять или нанимать все новые компании — необходимо сделать это постепенно, чтобы уровень сервиса не стал хуже из-за того, что перевозчик только начал разбираться в предстоящем деле.

Окончательный сценарий тендера выглядит таким образом:

• готовим документы и задания,
• объявляем тендер на специальном ресурсе,
• выбираем несколько подходящих компаний и высылаем им задания,
• проводим конференцию для участников,
• изучаем предложения по заданию — если какая-то компания очевидно пошла непредсказуемым путем, стоит уточнить, правильно ли она поняла ТЗ,
• выбираем лучших кандидатов и озвучиваем решение,подписываем документы и обговариваем период перехода к новым поставщикам.

Идеальным временем для тендера считается январь, когда у большинства транспортных компаний затишье, поэтому они не завышают ценник

Оцените эффективность подрядчика

Меняя транспортную компанию, проследите, изменились ли вводные (например, ставки или логика тарификации) с приходом нового подрядчика. 

Сравните условия, которые были у прежней компании, с теми, что предложила новая. Так вы будете знать инфляционную составляющую на следующий месяц (квартал, год)

Это позволяет разработать точный бюджет по разным направлениям. Например, если для перевозки груза новой компании нужно заплатить больше, но эти перевозки совершаются редко, это не скажется на бюджете существенно.

Тендер — не единственный способ подобрать нужную компанию. Если разработка и проверка задания нескольких компаний для вас слишком трудозатратный процесс, пойдите другим путем: разместите объявление на фейсбуке, узнайте о перевозчиках у партнеров и коллег по рынку или посетите тематические конференции. Но не забудьте составить оценочную таблицу, о которой мы писали выше — она пригодится при любом варианте выбора компании.