Как подтвердить расходы на перевозку: Транспортная накладная или Экспедиторская расписка?

Среди потребителей транспортных услуг на рынке B2B, часто встречается непонимание разницы между договорами перевозки и транспортной экспедиции. Это непонимание приводит к неправомерным требованиям со стороны Клиента к Экспедитору, подтвердить оказание услуг транспортной накладной Клиента, подписанной грузополучателем, объясняя это требование необходимостью подтверждать транспортной накладной расходы при расчете налога на прибыль.

Перевозчик ведет свою деятельность в рамках Договора перевозки. Деятельность в рамках этого Договора регламентируется статьей 785 ГК РФ «Договор перевозки груза». Согласно указанной статьи:
1. По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.
2. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом).

Экспедитор ведет свою деятельность в рамках Договора транспортной экспедиции. Деятельность в рамках этого договора регламентируется Федеральным законом №87 от 30.06.2003 г. Статьей 1 этого закона определяется порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности - порядок оказания услуг по организации перевозок грузов любыми видами транспорта и оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей и других документов, необходимых для осуществления перевозок грузов.

Правила транспортно-экспедиционной деятельности утверждены Правительством Российской Федерации в постановлении №554 от 08.09.2006 г.

Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждены приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 г.

Список экспедиторских документов включает:

1. Поручение экспедитору;
2. Экспедиторскую расписку;
3. Складскую расписку (в случае сдачи грузов на хранение).

Упрощенно разницу между перевозкой и транспортной экспедицией можно объяснить следующим образом:
1. По Договору перевозки Клиент поручает перевозку груза, для чего осуществляет заказ транспортного средства с техническими характеристиками, необходимыми для перевозки конкретного груза, согласовывает данные водителя, маршрут перевозки, дату время погрузки и выгрузки и т.п., осуществляет погрузку и подготовку документов, в том числе оформляет транспортную накладную с перевозчиком.
2. По Договору транспортной экспедиции Клиент поручает организовать перевозку груза и передает груз экспедитору. Экспедитор по своему усмотрению и от своего имени организует перевозку груза, заключает необходимые для этого договоры, производит погрузку и, если необходимо перегрузку в промежуточных терминалах, использует для доставки один или несколько видов транспорта, оформляет всю необходимую перевозочную документацию том числе транспортные накладные и т.п.

Исходя из вышесказанного ясно, что перевозка и транспортная экспедиция являются разными видами деятельности. На законодательном уровне эти виды деятельности регулируются разными законами, ведутся в рамках разных форм договоров. Заключение договоров подтверждается разными документами.

В случае оказания услуг в рамках Договора перевозки для подтверждения расходов на перевозку грузов оформляются:
- договор перевозки;
- акт сдачи-приемки оказанных услуг;
- транспортная накладная.

В случае оказания услуг в рамках Договора транспортной экспедиции для подтверждения расходов на перевозку грузов оформляются:
- договор транспортной экспедиции;
- акт сдачи-приемки оказанных услуг;
- экспедиторская расписка.

Исчерпывающее объяснение по вышеуказанному вопросу было дано Управлением Федеральной налоговой службы по г. Москве в письме от 17 октября 2011 г. № 16-15/100092@, в котором разъясняется какими документами компания подтверждает расходы по договору транспортной экспедиции при расчете налога на прибыль.

Для того чтобы учесть затраты по договору транспортной экспедиции при расчете налога на прибыль, необходимы экспедиторские документы. К такому выводу Минфин России пришел в письмах от 31.03.17 № 03-03-06/1/18858 и от 11.03.2019 № 03-03-06/1/15512.

Соответственно по смыслу требований налогового законодательства документально подтвержденными транспортно-экспедиционными расходами будут только те расходы, которые подтверждены экспедиторскими документами.