Электронный документооборот в автомобильных грузоперевозках в 2024 году

21 декабря 2020 года вышло Постановление Правительства за № 2200, которое предписывает участникам грузоперевозок составлять и обмениваться всеми перевозочными документами в электронном виде. Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931 установило возможность и порядок обмена перевозочными документами в электронном виде.

Один из самым важных перевозочных документов - транспортная накладная.

Транспортная накладная - это перевозочный документ, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия сотрудничества. Накладная подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. С помощью накладной подтверждается факт заключения договора перевозки и все расходы, связанные с этой перевозкой. Электронная транспортная накладная осуществляет те же функции, что и ее бумажный аналог.

Как построен электронный документооборот в автомобильных грузоперевозках?

В обмене документами участвуют три стороны: отправитель груза, грузоперевозчик и получатель груза.

Документы передаются через специализированную государственную информационную систему — ГИС ЭПД, которая контролируется Министерством транспорта.

Информация направляется в ГИС через операторов электронного документооборота, соответствующих установленным требованиям Минтранса, таких как «Контур.Диадок», «Такском», «СБИС» и другие. Формат электронной накладной разработан и утвержден налоговой службой. ЭТрН содержит информацию: об участниках перевозки, об условиях перевозки; о грузе; о правилах сдачи груза при отправке; о правилах приема груза при получении. Обмен электронными документами происходит в следующем порядке:

• 1. Грузоотправитель создает ЭТрН в учетной системе, заверяет свой раздел квалифицированной электронной подписью и передает его через оператора в ГИС ЭПД. Оператор проводит проверку документа на ошибки;
• 2. ЭТрН поступает перевозчику и получателю;
• 3. Водитель использует свое мобильное устройство и простую ЭП, чтобы подтвердить прием груза;
• 4. Перевозчик заверяет ЭТрН квалифицированным сертификатом;
• 5. После приемки груза получатель также заверяет соответствующий раздел накладной КЭП. Водитель использует ПЭП, чтобы подтвердить передачу товара;
• 6. Сотрудник транспортной компании подписывает раздел перевозчика КЭП

В форму накладной включено восемь файлов обмена или иначе титулов:

• четыре заполняются всегда. Они оговаривают погрузку и выгрузку.
• два могут заполняться, если стороны договорились об использовании накладной как первичного учетного документа
• два нужны для случаев переадресации, смены водителя либо транспорта.

На сегодняшний день уже существует возможность обмена посредством ЭДО рядом других документов касающихся перевозок и список таких документов будет увеличиваться.

В 2024 года стоит вопрос о практическом введении электронного документооборота в области грузовых автоперевозок. Электронный обмен возможен только при обязательном участии всех сторон. Отказ лишь одного из участников делает процесс неосуществимым. Заявлено, что новые правила документооборота станут обязательными для всех участников перевозок: грузоотправителей, транспортных, логистических и экспедиторских компаний, грузополучателей.

В форму накладной включено восемь файлов обмена или иначе титулов:

• - Продавец доставляет товар самостоятельно, без участия грузоперевозчика;
• - Грузополучатель получает товар на складе продавца и перевозит его своим транспортом.

Не вызовет сложностей переход на ЭДО у компаний, относящихся к крупному и среднему бизнесу. У этих компаний, как правило, организован документооборот и есть соответствующие специалисты. У небольших компаний переход на ЭДО может вызвать целый ряд организационных трудностей.

Задача повсеместного перехода в 2024 году к электронному документообороту в области грузовых автоперевозок определяется необходимостью федеральной налоговой службы повысить собираемость налогов в этой сфере деятельности. Решение вопроса на уровне страны приведет к увеличению доходов IT-компаний, в первую очередь операторов ЭДО.

Ряд положительных моментов можно отметить и для участников грузоперевозок.

Компании, которые ведут свою деятельность легально, не ожидают отрицательных последствий от нововведений и могут даже получить целый ряд преимуществ, таких как:

• - сокращение расходов на бумагу и оргтехнику для ее обработки;
• - снижение трудозатрат на обработку бумажной документации;
• - повышение оперативности отслеживания движения грузов;
• - повышение уровня обслуживания клиентов;
• - снижение расходов на услуги курьерских и почтовых служб;
• - сокращение времени обмена документами;
• - сокращение объема бумажных архивов и удобство работы с цифровыми архивами;
• - исключение ситуаций утери документов в процессе перевозки;
• - возможность быстрого внесения изменений и дополнений в документы.

С февраля по октябрь 2020 года Минтранс проводил эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. С 2021 года возможность использования ЭТрН последовательно закреплялась государством на законодательном уровне. В 2021 году Минтранс выделил на создание ГИС ЭПД 555 млн руб, а в 2022 году на оказание услуг по обеспечению вычислительных мощностей, информационной безопасности, эксплуатации ГИС ЭПД, еще 123,3 млн руб. Проделана работа по подготовке нормативно-правовой базы, необходимой для применения этой технологии в сфере перевозок автомобильным транспортом — совместно с ФНС России Минтранс стал инициатором двух Федеральных законов (№ 336-ФЗ от 2 июля 2021 года и № 39-ФЗ от 6 марта 2022 года) и трёх Постановлений Правительства РФ (№ 2116 от 30 ноября 2021 года, № 281 от 3 марта 2022 года и № 931 от 21 мая 2022 года), а также ряда ведомственных актов. Проводится отработка надежной технологии обмена юридически значимыми данными в процессе грузоперевозок. Предусмотрено развитие роуминга. Минтранс и операторы ИС ЭПД в составе Рабочей группы при АЦТЛ проводят работу по адаптации действующих форматов ЭПД.

К концу 2023 года ФНС утвердила шесть типов электронных перевозочных документов (ЭПД): транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ наряд, путевой лист, договор фрахтования, заказ(заявка).

В 2024 году планируется сделать использование ЭПД обязательным для некоторых отраслей. Так, например, пункт 3 статьи 1 Федерального закона № 108-ФЗ предусматривает отмену товарно-транспортной накладной с 1 июня 2024 года и введение электронных документов в качестве обязательной сопроводительной документации, удостоверяющей легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

По оценке Strategy Partners, цифровую бизнес-модель сейчас активнее всего используют почтовые и курьерские сервисы (93%), ж/д-службы (92%) и пассажирские авиаперевозчики (81%). А в сфере грузовых автоперевозок — только 15% игроков рынка. Заявленной целью перевода грузовых автоперевозок в цифровой формат является выведение перевозчиков из серой зоны, что предполагает дополнительный доход бюджета до 80 млрд руб. в год. Самым эффективным стимулом для внедрения ЭТрН в ближайшее время может стать законодательное регулирование, однако пока норм, прописывающих обязательность ее использования, нет.

Минтранс, сегодня, проявляет стремление к созданию Национальной цифровой транспортно-логистической платформы (НЦТЛП). Основными сервисами НЦТЛП станут "единое окно" выдачи перевозочных, товаросопроводительных и разрешительных документов; цифровой профиль участника платформы; предоставление информации о движении грузов; предоставление данных о перевозках и объектах транспортно-логистической инфраструктуры. Первые сервисы НЦТЛП для грузоперевозчиков станут доступны уже в 2024 г.

«Очаковская Логистическая Компания» сделала выбор в пользу электронного документооборота по ряду причин:

• 1. Экономия времени и ресурсов.
  Электронный документооборот позволяет сократить время на обработку и согласование документов, а также снижает затраты на печать, хранение и транспортировку.
• 2. Улучшение контроля и прозрачности.
  Использование электронного документооборота упрощает отслеживание всех операций и позволяет быстро находить нужные документы. Это повышает эффективность работы и снижает риск ошибок.
• 3. Упрощение взаимодействия с Партнерами и Клиентами.
  Электронный документооборот упрощает обмен документами с контрагентами, находящимися в разных городах и позволяет работать удаленно.
• 4. Безопасность и защита данных.
  Цифровые документы хранятся в зашифрованном виде, что обеспечивает их безопасность. Кроме того, электронные документы труднее потерять или испортить, что увеличивает их надежность.

Мы заботимся о том, чтобы наше сотрудничество с Клиентами и Партнерами было максимально комфортным и удобным: электронный документооборот не только упрощает процесс обмена документами, но и значительно экономит ваше время и силы.