Остались вопросы?

Оставьте Ваш номер и мы перезвоним Вам!
8 (800) 770 07 20
(Бесплатно по всей России)

8 (495) 120 14 41

Москва

Что необходимо знать о транспортной накладной в электронном виде

13.03.2020

Электронная накладная для логистов


В чём отличие бланка накладной от её электронного аналога? Что поменяется, когда введут в работу электронные товарно-транспортные накладные?

Для повышения эффективного и ускоренного процесса в бизнесе при грузовых перевозках и логистике в Российской Федерации планируют внедрить накладные на транспорт в электронном носителе. Оборот документации в электронном виде позволит оптимизировать деятельность тысяч транспортных холдингов и 3PL-операторов, занимающихся аутсорсингом логических услуг. Оптимизируется работа розничных торговцев, дистрибьюторов, товаропроизводителей. Внедрение электронных транспортных накладных подтолкнёт к цифровой перестройке те отрасли бизнеса, которые не успели к ней ещё дойти.

В чём отличия бумажного аналога от электронного? ЭН также представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Формат ЭТРН утверждается на уровне государства: постановление СФ № 272, о правилах перевозок, внесёт соответствующие изменения. С этими изменениями электронный носитель будет использоваться аналогично бумажному бланку.

Функции у накладной на транспорт в электронном виде будут аналогичны функциям бумажного аналога. Этих функций две:

  1. Подтверждающее заключение контракта на услуги транспорта и экспедиции.
  2. Подтверждение расходной статьи на услуги транспорта для снижения налогов.

Носитель — это основное отличие электронного договора от бумажного аналога. Электронная транспортная накладная спокойно передаётся по информационной телекоммуникации и обрабатывается в системах информации. Благодаря преимуществам электронных документов имеются выгоды:

1. Доступ к накладной из любой точки получения

Бумажный документ при получении отметки, что груз доставлен, занимает время на физическое перемещение обратно. Водитель транспортного средства привозит накладную в офис. В бухгалтерии сотрудник готовит необходимые бумаги и передаёт их заказчику. В документах по оказанию услуг транспорта прописана дата доставки в компанию оригинальных накладных. При введении электронной документации процесс доставки значительно ускорится.

2. Хранение накладных

Каждый день в России совершается огромное количество грузовых перевозок. Все перевозки сопровождены документацией. Сегодня всем участникам транспортных перевозок приходится физически сохранять тонны бумажных документов. А при взаимодействии с государственными службами вовремя предоставлять им нужную информацию.

При проверках Федеральной Налоговой Службы часто требуется предоставление накладных за определённый период времени в отношении конкретного перевозчика либо контрагента. Вот и приходится бухгалтерии разыскивать нужные документы среди архивных бумаг.

При хранении всей информации в электронном виде организация быстро найдёт нужную накладную по указанным реквизитам. Выборку можно получить в любое время, и на проверку сдать документы в установленный срок, без просрочек.

3. Внесение правок

При необходимости внести уточнения или исправить ошибку на бумажной накладной, требовалось всем участвующим в транспортной грузоперевозке заново подписывать документацию с исправлениями. ТН в электронной форме позволяет вновь созданную или исправленную накладную доставить всем сторонам на электронную подпись. В этом случае перевозчику не понадобится время, которое требуется на внесение поправок и получение бумажных документов. С ЭТРН все документы готовы в течение нескольких минут.

В обменном процессе электронными накладными есть три участника: сторона, отправляющая груз, непосредственно грузоперевозчик и сторона, груз получающая. При возникновении ситуации, что все стороны цепочки доставки груза работают со своими ЭДО (электронный оборот документов), создаётся единый формат. Он нужен, чтобы можно было операторам без лишних проблем принимать накладные, делать их интерпретацию и отправлять получателю.

Этот объём будет формироваться правительством. Проблемы внедрения ЭТРН в практику грузоперевозок будут решаться. Все стороны цепочки переведут своих физических или юридических участников на оборот документов в электронной форме. И тогда опасений, что один из участников цепочки не будет работать из-за его оператора ЭДО, не будет.

При обмене документации в электронном исполнении применяют подписи в электронной форме двух типов: простую и квалифицированную подпись.

Простая ЭП используется при приёме водителем организации-перевозчика груза у организации, которая груз отправляет. Ещё такую подпись используют как подтверждающий факт, что груз организации-получателю доставлен в точку выгрузки.

Квалифицированная ЭП используется для подтверждения той части документации, которая относится к юридическим лицам у трёх участников грузоперевозки.

4. «Подводные камни»

В РФ судебной практики по решению спорных вопросов из-за применения ЭТРН ещё нет. При вынесении решений судом по электронному обороту документов учитывается только цепочка из двух сторон: «поставщик — покупатель».

Если в грузоперевозке участвует три организации, то при принятии судьёй решений, ситуация будет иной. Когда, например, отправитель груза будет иметь претензии к оператору-логисту, последний отправит их к исполнителю: кто перевозил, кто был подрядчиком или водителем.

В 2020 году электронная транспортная документация находится на тестировании. Проходит тестирование при обыгрывании различных сценариев в пилотных бизнес-проектах. Прежде чем вкладывать серьезные деньги в новое дело, крупная организация, чтобы не рисковать, проводит своего рода разведку боем, тестирование нового проекта. В транспортных накладных электронного вида пока не отредактированы инструкции и регламенты. В том числе и в «Постановлении правил грузоперевозок» содержатся одни только общие положения.

Например, если грузоперевозки осуществляются в рамках одной крупной холдинговой компании. В ней отправитель, перевозчик, а также получатель находятся в одном холдинге. И когда нет по отношению к электронной транспортной накладной судебной практики, то для них это не важно. Все проблемы решаются внутри холдинговой компании. Никто на одну из сторон цепочки подавать заявление в суд не будет. Решаться внутренние проблемы будут исключительно административным регламентом холдинга.

Когда запустится электронная транспортная накладная повсеместно, то данные в автоматическом режиме станут видны и органам, которые контролируют грузоперевозки. И для бизнеса есть плюсы и минусы. Минус — использовать обманные схемы перевозок больше не получится. Плюс — избавление от запросов необходимой документации на проверку.

Обменный процесс ЭТРН возможен лишь в том случае, когда он будет в обязательном порядке по предложению правительства. И когда все стороны сделки согласуют нюансы. При отказе одного делового партнёра участвовать в передаче ЭТРН, обмениваться электронными накладными среди всех членов цепочки станет невозможно.

Сейчас водитель предоставляет бумажную накладную для демонстрации её работникам ГИБДД при остановке транспорта с грузом. Перейти на ЭТРН планируется до 2024 г., тогда надобность в бумажных аналогах отпадёт.

Но, чтобы работать всем сторонам, включая водителей, с электронной документацией, необходимо обеспечить техническую сторону. Передача груза на транспорт осуществляется на складском помещении. Поэтому у складских рабочих должны быть планшеты или смартфоны с приложением для фиксирования действий в электронной форме. Кроме того, должен иметься компьютер с версией программы по работе с документацией. Все участники этой цепочки (грузоотправитель) должны быть технически подготовлены и обучены.

Операторы электронного оборота документации хотят предусмотреть употребление простой подписи в электронной форме. Возможно как использование мобильных программ, подтверждающих СМС-ок, так и чат-ботов.

Саботировать или противодействовать работники склада или водители не смогут: у всех имеются сегодня смартфоны. Все водители в работе используют навигаторы для построения такого маршрута, чтобы побыстрее прибыть в пункт грузополучателя, и сэкономить топливо. Практически все перевозчики пользуются свободно сайтами или биржами в поисках заказа или груза.

Чтобы полностью осуществить переход на транспортные накладные в электронной форме, необходим анализ состояния данных, содержащие ключевую информацию о бизнесе. В ЭТРН подразумевается, что отправитель груза формирует в накладной первую часть. Когда нет порядка в ключевых данных, то накладная создаётся только в ручном режиме. Если, например, нет в системе данных, какие водители, транспорт, перевозчики или юридические лица ответственны за данную перевозку. Если нет порядка, то организация лишается плюсов автоматизации обработки информации и не экономит трудовые затраты.

Поэтому первым делом при переходе на ЭТРН нужно привести в порядок мастер-данные. Необходимо с перевозчиками закупку довести до автоматического исполнения.

Какой этап проходит сегодня внедрение ЭТРН

Сегодня в России организованы рабочие команды, которые объединяют стороны процесса по разным признакам. Это объединения бизнес-групп, операторов оборота документов в электронной форме, объединения перевозчиков. Рабочие группы работают сообща с государственными органами. И передают мнения и указывают на возникающие проблемы, которые наблюдаются при переходе на ЭТРН. Государство лишь делает анализ от обратной связи с рабочими сообществами и вносит корректировку.

Но, вся работа продвигается в том направлении, что к 2024 году все накладные о грузоперевозках будут в открытом режиме для контроля органов проверки. Чтобы был полный контроль от ФНС до службы полиции.

Что бизнесу можно делать сегодня

Обязательным условием перехода на ЭТРН сегодня нет. Сейчас бизнес только может приготовиться к переходу на электронные накладные. А вот тестировать эту систему могут все желающие предприятия. Здесь нет ограничений. Пилотные проекты могут тестировать те компании, которые понимают свою выгоду от внедрения ЭТРН. И которые уже практикуют применение электронной документации.

Также, чтобы запустить пилотный проект, нужны качественные мастер-данные, которые позволили бы без доработок систем учёта перейти на электронные накладные.

Каждая холдинговая компания сегодня самостоятельно определяет, нужно ли ей переходить на накладные в электронной форме. Всё зависит от масштаба грузоперевозок. Например, когда водителю предстоит за рабочий день посетить до 18 пунктов доставки груза, то у него может накопиться и 150 накладных. Если посчитать за месяц, то выходит тысячи бумажных листов оборота документов. Поэтому выгодно использование электронных носителей.

Кто сегодня начинает переходить на электронные товарно-транспортные накладные, тем нужно начинать с электронного обмена информации с контрагентами на этапе заказа и отправления груза. Такой первичный опыт позволит в дальнейшем содержать базу информации в порядке, научит с операторами электронного оборота документов взаимодействовать.





ВОЗВРАТ К СПИСКУ